Funktioner

Fokusera på kvaliteten och innehållet
i din rapport

Flexibilitet, säkerhet och transparens

CtrlPrints främsta syfte har alltid varit att göra produktionen av formgivna årsredovisningar smidigare och effektivare. Ända sedan starten har vi arbetat för att att öka flexibiliteten, säkerheten och transparensen i årsredovisningprojekt. Tillsammans med våra kunder har vi utvecklat funktioner för att lösa de utmaningar som uppkommer i komplexa Adobe InDesign/InCopy-projekt med många olika deltagare och intressenter.

Versionskontroll
Lättöverskådlig versionshistorik Samtliga versioner listas med versionsnummer, datum och tid, vem som redigerat, samt access till PDF, läsversion av dokumentet, kommentarslista och olika PDF-varianter.
Redigera i den aktuella versionen Det är alltid den aktuella versionen som laddas ner när du väljer att redigera ett dokument.
Nytt dokument för varje ny version Ger möjlighet att enkelt och komplett jämföra två versioner med varandra. Ingen risk att gamla versioner skrivs över.
Enkel och automatisk ut- och incheckning av dokument Ett dokument blir automatiskt utcheckat när det laddas ner för redigering. Utcheckade dokument checkas automatiskt in och blir tillgängliga för de andra projektmedlemmarna när en ny version laddas upp.
Bara en person i taget kan redigera ett dokument Skapar tydlig och lättbegriplig versionshistorik. Enkelt att följa hur ett dokument har redigerats och vilka som har varit involverade i arbetet.
En säkerhetskopia av dina senaste ändringar lagras på den egna datorn Med hjälp av spara-kommandot i Adobe InCopy skapas en lokal säkerhetskopia på användarens egen dator. Skulle nätverksuppkopplingen gå ned under uppladdningen går det alltid att hämta upp ändringarna igen och försöka på nytt.
Säker radering av felaktiga versioner Lagrade versioner kan endast raderas av en administratör. Det är bara en den senaste versionen som kan raderas. Det får upprepas i flera steg om nödvändigt.
Separera rättighet att utföra och att godkänna ändringar Olika personer kan ges rättigheter att redigera och att godkänna ändringar.
Möjlighet att ignorera och acceptera ändringar Ändringar i text och tabeller kan accepteras eller ignoreras, vilket tar bort den föreslagna ändringen. Vem som har accepterat ändringargår alltid att härleda i versionshistoriken.
Kortare ledtider
Gör era egna ändringar när ni själva vill, direkt i det formgivna huvuddokumentet Text och tabeller går att redigera fullt ut med textredigeraren Adobe InCopy och filhanteraren CtrlPrint Transfer Manager installerade på användarnas datorer. För att öka kontrollen behövs också rättighet att redigera för att kunna göra ändringar.
PDF av alla versioner alltid tillgängliga även utan installation Med korrekt åtkomsträttighet kan ni läsa PDFer av samtliga dokumentversioner utan att behöva installera någon speciell programvara. Återigen behöver rättigheter sättas för åtkomst av information.
Kom åt alla dokument oberoende av tid och plats Eftersom dokument hanteras av en molntjänst kan arbetsgruppen utföra sina ändringar var medlemmarna än är och när det behövs. För att kunna redigera behövs Adobe InCopy och CtrlPrint Transfer Manager finnas installerade på datorerna.
Inget dubbelarbete för ändringar i text och siffror Ni gör era egna ändringar och behöver inte vänta under tiden någon annan gör dem åt er. Ni behöver heller inte kontrollera att ändringarna är utförda så som ni önskat.
Alla äger sin egen process Med full editerbarhet av texter och tabeller tack vare textredigeringsprogrammet Adobe InCopy blir ni mycket friare i arbetet. Och tillsammans med CtrlPrints automatiska versionshantering minimerar ni risken att ändringar görs i fel version.
Exportera innehållet till Word-format Med hjälp av tilläggsfunktionen Exportera till Word kan ni ta ut innehållet från Adobe InDesign-dokumentet, med bibehållen formatering. Det sparar mycket tid när ni exempelvis vill återanvända innehåll från förra årets årsredovisning, skicka innehållet på översättning eller ta ut innehåll för redigering i Microsoft Word.
Redigera utan internetuppkoppling Eftersom Adobe InCopy och Adobe InDesign är programvaror som hanterar filer lokalt på den egna datorn går det alltid att redigera dokumenten utan att någon nätverksuppkoppling. Uppkoppling krävs bara vid ned- och uppladdning av dokument.
Flera personer kan arbeta med olika delar av rapporten samtidigt Genom att dela upp Adobe InDesign-dokumentet i flera delar blir det möjligt för flera personer att arbeta samtidigt i de olika delarna. På så sätt minskar väntetiderna avsevärt.
Markera utförda ändringar i huvuddokument och PDF Samtliga ändringar i text och tabeller spåras när dokumenten hanteras av CtrlPrint. Med tilläggsfunktionen "Spåra ändringar" visas de även i det formgivna dokumentet och i PDFer. Information om vem som har gjort ändringen, när den gjordes och vad som eventuellt har raderats sparas. I en PDF blir raderad text en Sticky Note.
Meddelande när ett dokument blir ledigt CtrlPrint-servern kan skicka ut ett mail när ett tidigare upptaget dokument blir tillgängligt för nedladdning.
Texter behöver inte checkas ut för att kunna redigeras med Adobe InCopy CtrlPrint ser till att alla textrutor blir redigerbara vid nedladdning av ett dokument. Ingen manuell tilldelning av Adobe InCopy-filer är nödvändig.
Skapa PDFer av hela eller valda delar av rapporten CtrlPrint kan slå ihop den senaste versionen av samtliga eller valda PDFer i ett projekt, till exempel alla delar med räkenskaper och noter.
Skapa uppgift åt formgivare att anpassa layouten Inifrån CtrlPrint har användare möjlighet att lägga till uppgifter och meddela formgivare när layouten behöver justeras för att till exempel lägga till en tabell eller utöka storleken på en textruta.
Filtrera ändringsmarkeringar för snabbare genomgång Ändringar som spåras går att filtrera på datum eller användare, vilket gör det enklare att gå igenom ändringar som inte accepterats. PDF med filter går att exportera.
Transparens
Vem har läst en viss version Se information om vilka projektmedlemmar som har läst den senaste versionen, samt vilka som har läst äldre versioner.
Vem har skapat en viss version Information om vem som har skapat en version och när, finns tillgänglig för samtliga versioner.
Lättöverskådlig versionshistorik Samtliga versioner listas med versionsnummer, datum och tid, vem som redigerat, samt access till PDF, läsversion av dokumentet, kommentarslista och olika PDF-varianter.
Vem har gjort en ändring i en text eller tabell Alla ändringar spåras med användarens namn, datum och klockslag när ändringen är utförd. För raderad text sparas även den raderade texten. Möjlighet att acceptera och ignorera ändringar.
Ändringar spåras i både dokument och PDF Alla ändringar markeras både i huvuddokumentet och i PDF för maximal tillgänglighet.
Gör ändringar åt andra och spåra dem med deras namn I Adobe InCopy och Adobe InDesign går det att manuellt byta användarnamn. Användarnamnet sparas tillsammans med övrig information om ändringen. Det går inte att byta namn på den som skapat versionen.
Alla användare har sin egen färg Varje ändring markeras i det formgivna dokumentet med användarens unika färg för enklare identifiering av användare.